Henkilötietolaki 10 § ja 24§
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 22, 23 ja 24 §
Varhaiskasvatuslaki(36/1973)
Laki väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterin varmennepalveluista (661/2009)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Perusopetuslaki (628/1998)
Laatimispäivä: 4.4.2025
1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä
Nimi: Kokkolan Päivähoitopalvelu Oy
Osoite: Fregatti 60, 67300 Kokkola
Muut yhteystiedot: sanna.sjoblom8@luukku.com
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.
Nimi: Raisa Gromov/Sina Hakala
Osoite: Lepokodinkatu 6, 67100 Kokkola
Yhteystiedot:0408085654/ raisa.gromov@gmail.com / sinahakalana@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Päikky (mobiilikirjaus- ja viestintäjärjestelmä).
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Järjestelmä koostuu yhdestä tietokannasta, Päikky.
Järjestelmän tarkoituksena on:
- Lasten varhaiskasvatuksen, esiopetuksen sekä avoimen varhaiskasvatuksen järjestäminen.
- Henkilökunnan työaikatietojen kerääminen.
- Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista ei ole mahdollista tunnistaa yksittäistä henkilöä.
Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.
Päikky on varhaiskasvatuksen palvelutuotannon järjestelmä. Päikkyä käyttävät perhepäivähoitajat ja kasvattajat hoitopaikoissa älypuhelimeen asennetulla soveluksella sekä päiväkotien esimiehet ja varhaiskasvatustoimiston työntekijät selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. Lisäksi järjestelmässä on käyttöliittymä huoltajille. Järjestelmällä hoidetaan seuraavia tehtäviä:
Lasten läsnä- ja poissaolotietojen kerääminen. Tiedot lasten läsnä- ja poissaoloista kerätään Päikyssä.
Yhteydenpito huoltajiin. Sovelluksesta voi lähettää ja vastaanottaa viestejä.
Turvallisuus. Sovellukseen tallennetaan valokuva lapsesta, jotta myös sijaiset ja toisten ryhmien työntekijät voivat varmistua lapsen henkilöllisyydestä esim. lasta luovutettaessa hakijalle. Ajantasainen kuva on tärkeä myös, jos lapsi katoaa.
Järjestelmässä on läsnäolokirjausten perusteella tieto siitä, ketkä ovat kulloinkin paikalla hoitopaikassa, mikä on välttämätöntä tietää esim. jos päiväkoti jouduttaisiin evakuoimaan.
Järjestelmään tallennetaan varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot.
Hoidon järjestäminen. Järjestelmään tallennetaan tiedot lapsen allergioista, erikoisruokavaliosta, valokuvausluvasta ja muista lapsen hoitoon ja hyvinvointiin vaikuttavista seikoista, jotka on otettava huomioon päivittäisessä toiminnassa.
Henkilökunnan työajan ja poissaolojen kirjaaminen. Tiedot tarvitaan palkanmaksua ja perhepäivähoitajien kustannuskorvausten määrittämistä varten.
Hoitoaikavaraukset. Huoltajat varaavat lapsen hoitoajat Päikyssä selaimella. Tiedot tarvitaan, jotta hoitopaikkaan voidaan varata riittävä määrä henkilökuntaa ja ruokaa, erityisesti erikoisruokavalion mukaisia aterioita. Hoitoaikavarausten avulla saadaan kohdennettua palvelun tuottamiseen käytettävissä olevat resurssit tarkoituksenmukaisesti.
5. Rekisteriin tallennetut tiedot
Lapsen ja huoltajien perustiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kieli.
Lapsen valokuva.
Tiedot lapsen allergioista, erityisruokavaliosta, tuen tarpeesta ja muista seikoista, jotka vaikuttavat päivittäiseen toimintaan ja huolenpitoon.
Varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot.
Tiedot lapsen sijoituksesta, hoitoaikavarauksista ja läsnä- ja poissaoloista.
Tiedot ohjelman käyttäjistä: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
Huoltajien ja hoitopaikan väliset viestit.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Lapsen tiedot: Lapsen huoltajilta, hakemuksesta ja väestörekisteristä.
Huoltajien tiedot: Huoltajilta itseltään, hakemuksesta ja väestörekisteristä.
Asian käsittelyssä syntyvät tiedot.
Henkilökunnan työaikasuunnitelma työaikajärjestelmästä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Laskutukseen tarvittavat tiedot siirretään kunnan/yrityksen käyttämään laskutusjärjestelmään.
Perhepäivähoitajien palkanmaksua koskevat tiedot siirretään kunnan palkkajärjestelmään.
Päiväkotihenkilökunnan työaikatapahtumat siirretään kunnan/yrityksen työaikajärjestelmään.
Varhaiskasvatuksesta voidaan perusopetuslain 41 §:n nojalla luovuttaa esiopetukseen sellaisia lasta koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä lapsen asianmukaisen esiopetuksen järjestämiseksi.
Muut mahdolliset tietojen luovutukset: Asiakkaan suostumukseen tai varhaiskasvatuslakiin perustuen.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot ovat salassapidettäviä.
Päikky-järjestelmän käyttäjillä on rajattu oikeudet hoitopaikoittain. Käyttäjä pääsee kirjautumaan vain sellaisen hoitopaikan puhelimen Päikky-sovellukseen, johon hänellä on oikeus. Puhelin näyttää vain sen hoitopaikan lasten ja huoltajien tiedot, johon käyttäjä on kirjautunut.
Selaimessa Päikky näyttää kirjautuneelle käyttäjälle vain niiden hoitopaikkojen tiedot, joihin hänellä on oikeus.
Huoltajat näkevät Päikyssä ainoastaan omien lastensa tiedot.
Pääkäyttäjillä on molemmissa järjestelmissä oikeus lukea kaikkien asiakkaiden tiedot.
Kaikki tietojen lukemiset, lisäykset ja muutokset kirjataan lokiin, josta käy selville kuka ja koska luki/muutti asiakkaan tietoja.
Tietojärjestelmän toimittajalla (Abilita Oy ja MukavaIT Oy) on pääsy järjestelmään teknisiä ylläpitotoimia varten. Toimittajan työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen. Yhteys on salattu ja vain niiden käytettävissä, joiden työtehtäviin varhaiskasvatusjärjestelmien ylläpito kuuluu.
Kaikki tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikki palvelinlaitteet sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Kaikki verkkoliikenne on salattua.
10. Tarkistusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkistaa mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkistuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteristä vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Tietoja pyydettäessä voidaan käyttää apuna tietosuojavaltuutetun toimistossa laadittua mallilomaketta.
Peruste: henkilötietolaki (523/1999) 26 ja 29§
Kenelle pyyntö osoitetaan: Sanna Sjöblom
Kuka päättää tietojen luovutuksesta: Raisa Gromov / Sina Hakala
Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakas voi vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamisesta tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.
Peruste: henkilötietolaki (523/1999) 29§
Kenelle pyyntö osoitetaan: Sanna Sjöblom
Kuka päättää: Raisa Gromov / Sina Hakala
Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto.
Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle on annettava kirjallinen kieltäytymis-todistus. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta.